受付マナーは会社の「顔」を表している

笑顔を浮かべ、明るい気持ちを保つことは、調和のとれた、打ち解けた仕事の雰囲気を作るのに役立ちます。体を清潔にして衛生的に保つことは、健康の必要性だけでなく、文明の表現であり、人との付き合いに有利である。髪の手入れが整い、顔が清潔に保たれている、男性従業員は長髪を残さず、女性従業員は厚化粧をしない、唇の潤いを保ち、口ぶりが清新で、近距離での会話に適しています。手は清潔で、爪の手入れはきちんとしていて、男性従業員は爪を長くしないで、女性従業員は鮮やかなマニキュアをつけないで清新で上品な香水を使うべきです。

フロントで電話に出たサウンド急がなければゆっくりしないで、そして最後に楽で楽しい声を維持して、電話の中で着信者とかんしゃくを起こしてはいけなくて、気性を使って甚だしきに至っては暴言を吐いてはいけません。電話に出るときは、「すみません」「申し訳ありません」「少々お待ちください」などの謙譲語をまめに使います。

電話のベルが鳴った2、3回目に電話に出る。電話に出るにはまず「こんにちは、×××（会社名、会社名が長い場合は略称を適用）」、「おい」で始まるのは禁物です。もし事情があって遅れて出てきたら、着信者に「すみません、お待たせしました」と言います。内線番号を知っているか、具体的な人の名前に転向している電話に対しては、丁寧に「少々お待ちください」と言って、すぐに転送することができます。

もし上司の電話を取り次ぐように要求したら、相手はまた上司の名前を知っていて、内線番号が分からない場合は、相手が誰で、どの職場の人なのかを丁寧に尋ねなければならない。広告や変則広告のような電話であれば、丁寧な言い訳をして立ちはだかるか、関連部門に回して処理しなければならない。フロントが毎日たくさん迎えに来ていることを考えると電話番号、喉に意外なことが起こらないように、いつでも水を用意して、喉を潤して、いつでも良い音の効果を維持します。

　　フォアグラウンド職場では普通座っている。しかし、訪問者が来たときは、すぐに立ち上がって、訪問者に向かってうなずいたり、微笑んだりしなければならない。「こんにちは、お探しですか」、「予約はありますか」。誰を探しているのかを知り、予約であることを確認した後、訪問者に少し待ってもらい、すぐに連絡してもらう。探している人が忙しい場合は、少し待って、規範的な身だしなみで来訪者を席に案内して水を注ぐことができます。長い間待っていたら、訪問者が探している人はまだ忙しいので、訪問者の世話をして説明して、そこに置き去りにしないでくださいと言います。

訪問者が探しているものが出てこない場合は、フロントは規範的なジェスチャーでどのように行くか、訪問者を連れて行くべきだ。訪問者が探している人のオフィスのドアが開いていても、ドアをノックし、許可を得てから訪問者に入ってもらい、訪問者のためにお茶を出してから、フロントは職場に戻る必要があります。もちろん、フロントが1人だけなら訪問者を直接案内すればいい。

訪問者が誰を探しているか知っていても予約していない場合は、フロントは電話で聞いて、関係する同僚や指導アシスタント/秘書に伝えなければなりません。×××単位×××訪問して、接待に便利なのかどうか分かりません。訪問者に対する礼儀と断りやすい時の適切な処理のため、探している同僚や上司が直接出ても、他の人が出てきた電話と見なして、聞くことができます。こうして来訪者に聞いてみると、電話の向こうが応対に応じなかったとしても、彼が探している人が直接断ったわけではなく、一歩の処理に余地を残した。

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